Stormprotocol Stichting Markten Alkmaar

1. Inleiding

Meerdere zaken zijn van invloed op het reilen en zeilen van de markt. Een daarvan is het weer. Bij harde wind zijn er mogelijke risico’s voor de bezoekers en de marktkooplieden.

Op onze markten is de marktmanager belast met het markttoezicht en heeft de verantwoordelijkheid op de markt. Hiervoor zijn regels opgesteld in het reglement. In dit reglement is bepaald dat in het belang van de orde en de veiligheid van personen en goederen, de marktmanager kan besluiten de markt niet te laten aanvangen of onmiddellijk te beëindigen. De Burgemeester bepaalt tevens middels de samenwerking-overeenkomst of een markt wordt afgelast.

De markt gaat door, tenzij de veiligheid in het geding is. Verschillen kunnen optreden over de interpretatie van de weersomstandigheden. Daarom is in dit protocol opgenomen welke stappen moeten worden gevolgd om tot een verantwoorde en inzichtelijke beslissing te komen bij extreme weersomstandigheden. Vanuit het oogpunt van veiligheid, eenduidigheid en inzichtelijkheid is gekozen om richtlijnen op te stellen hoe te handelen bij harde wind en storm.

2. Uitgangspunten van het protocol

2.1 Storm

De ernst van de storm voor een markt wordt door drie hoofdfactoren bepaald:

De windkracht;
De windrichting;
De locatie van de markt;

Bij een windkracht van 6 Bft (39-49 km/h ofwel 10,8-13,8 m/s). treedt het stormprotocol in werking. Het KNMI spreekt dan van “vrij krachtige wind”. Vanaf 5 Bft moeten stormbanden verplicht worden aangebracht.

Vanaf een windkracht van 8 Bft (62-74 km/h ofwel 17,2-20,7 m/s) spreekt het KNMI van “stormachtig”. Het doorgaan van de markt is dan twijfelachtig.

Vanaf een windkracht van 9 Bft (75-88 km/h ofwel 20,8-24,4 m/s), “storm”, kan er een weeralarm door het KNMI worden afgegeven.

Hoewel de windkracht en de windrichting belangrijke factoren zijn in de bepaling van de toe te passen stappen van het stormprotocol, moet iedere keer de specifieke situatie op de verschillende markten als uitgangspunt worden genomen. Deze marktsituatie, de windkracht en de windrichting moet beoordeeld worden op de veiligheid van de markt, de marktkooplieden en de bezoekers.

2.2 Windstoten

Er kan ook sprake zijn van windstoten of zelfs zware windstoten. Bij zware windstoten bereikt de wind bij vlagen snelheden van 75km/h (20,8 m/s) en bij zeer zware windstoten zelfs snelheden van meer dan 100km/h (27,8 m/s). Het KNMI geeft regionale waarschuwingen voor windstoten uit: code geel (gevaarlijk) of code oranje (zware of zeer zware windstoten). Ook bij het afgeven van deze waarschuwingen zal het stormprotocol van kracht worden.

2.3 Overige zware weersomstandigheden

Bij zware sneeuwval, ijzel of overige extreme weersomstandigheden (hitte) bepaalt de marktmanager of het stormprotocol van toepassing wordt verklaard. De te nemen maatregelen, verder uitgewerkt in dit protocol, worden in overleg met de disciplines uitgevoerd.

2.4 Randvoorwaarden

De verantwoordelijkheden op het marktterrein liggen als volgt:

Marktmanagement is verantwoordelijk voor het veilig doorgaan van de markt;
De kramenzetter is verantwoordelijk voor de lege, onverhuurde kramen;
De marktkoopman is verantwoordelijk voor de gehuurde kraam of verkoopwagen en eigen materiaal.

3. Storm en de markten

3.1 Te onderscheiden situaties

De constatering dat er sprake is van een storm of (zware) windstoten kan zich op verschillende momenten van de markt voordoen. Dit betekent dat de toepassing van het stormprotocol op verschillende momenten van kracht kan worden. Hier worden de verschillende situaties genoemd:

Voorafgaand aan de markt

Dit kan betekenen dat, soms al dagen, voor de start van de betreffende markt de vooruitzichten dermate zijn dat toepassing van het stormprotocol voor de hand ligt. Dit doet zich vooral voor in de stormgevoelige periode van oktober tot en met maart. De marktmanager kan zich goed en tijdig voorbereiden op de uitvoering van het stormprotocol. Bij ernstige twijfel worden de kramen pas ’s ochtends voorafgaand aan de markt opgebouwd.

Kort voor of bij de start van de markt

Het kan zijn dat er waarschuwingen voor krachtige of harde wind gegeven worden. Op dat moment is het belangrijk alert te zijn op een eventuele verslechtering van het weer. Dit betekent dat de situatie ter plekke moet worden ingeschat en het stormprotocol moet toepassen.

Tijdens de markt

De situatie op een markt kan door wisselende omstandigheden dermate wijzigen dat het stormprotocol van toepassing is. Hierbij moet de marktmanager tijdens de markt de situatie inschatten.

3.2 Aard van de ingreep

Op de markt wordt bepaald welke aanpassing aan de hand van de verwachte weerssituatie wordt toegepast. Er zijn de volgende situaties mogelijk:

Stormbanden

De marktkooplieden brengen stormbanden aan (daar waar mogelijk) en de markt gaat gewoon door.

Indien mogelijk kan een auto waarvoor ontheffing is verleend achter de kraam geplaatst worden.

Heeft een marktkoopman geen stormbanden bij zich mag de marktmanager besluiten dat er uit veiligheid overwegingen voor deze koopman deze dag geen markt is.

Inschuiven

De wind is sterk en wellicht niet alle marktkooplieden zijn aanwezig. De aanwezige marktkooplieden brengen stormbanden aan (indien mogelijk) en schuiven aan, zodat er een gesloten markt is. De kramenbouwer haalt de lege kramen direct weg. Van inschuiven kan geen sprake zijn op de zaterdagmarkt.

Afgelasten

Wanneer dit uiterste besluit gedurende een marktdag wordt genomen, halen de marktkooplieden hun kramen leeg, halen in overleg met de kramenbouwer de stormbanden los en de kramenbouwer verwijdert onmiddellijk de kraam. Wanneer dit besluit voorafgaand aan de markt wordt genomen, dan wordt de markt aangaande kramen niet opgezet.

Afbreken kramen

Wanneer het stormprotocol van toepassing is dan mogen de marktkooplieden de stormbanden pas verwijderen als de kramenzetter, of een vertegenwoordiger van de kramenzetter, hierbij aanwezig is om de kraam direct verder af te breken.

Toepassing van bovenstaande maatregelen

De toepassing kan per markt verschillen.

3.3 Voorbereiding

Het is de verantwoordelijkheid en in de praktijk nagenoeg standaard om als marktmanager de weerberichten te volgen om te kunnen bepalen of het stormprotocol wordt toegepast.

De bronnen die geraadpleegd worden zijn diverse websites, KNMI.nl, buienradar.nl, windfinder alsook tv en radio journaals.

3.4 Beoordeling op de markt

In het stormdossier wordt vermeld welke stappen zijn gezet, welke afweging heeft plaatsgevonden en tot welk besluit is gekomen.

Voordat tot het treffen van maatregelen wordt overgegaan vindt er in principe eerst overleg plaats met de marktmanager en de kramenzetter. Behoudens marktmanager en kramenzetter is er vaak nog niemand aanwezig of bereikbaar. Desondanks dient dan telefonisch of via mail contact te worden opgenomen met het bestuur.

3.5 Rapportage in het stormdossier

Wanneer de weersituatie zo is dat het stormprotocol wordt toegepast dan is het gevolg daarvan dat het stormdossier wordt ingevuld. Het stormdossier volgt de stappen zodat de gegevens direct kunnen worden vermeld. Het stormdossier is belangrijk. Hierin wordt vermeld welke stappen zijn gezet, welke afweging heeft plaatsgevonden en tot welk besluit is gekomen. Belangrijk uitgangspunt bij deze registratie van de besluitvorming is dat hiermee ook achteraf transparant is hoe de besluitvorming heeft plaatsgevonden.

3.6 Betrokken partijen

De Gemeente is de vergunning verstrekker. Het marktmanagement is verantwoordelijk voor het toezicht op een veilige markt en derhalve voor het uitvoeren van datgene dat in het stormprotocol is opgenomen. Daarnaast is de markt een samenspel van verschillende partijen. Hieronder worden de partijen genoemd en hun rol bij de veiligheid op de markt bij storm.

De marktmanager

De marktmanager is eindverantwoordelijk op de markt en de marktpartijen zijn gehouden de instructies van de marktmanager op te volgen. De marktmanager is voor de Gemeente de belangrijkste uitvoerder met een regiefunctie ter plaatse. Hij voert het stormprotocol uit. De marktmanager informeert de gemeente en handhaving over het genomen besluit .

Marktkooplieden

De marktkooplieden zijn verantwoordelijk voor het gebruik van hun kraam. Dit betreft zowel het aanbrengen van stormbanden als de uitbouw en de inrichting van de kraam. Deze verantwoordelijkheid gaat in vanaf ingebruikname kraam tot dat kramenzetter aanwezig is deze af te breken.

Kramenzetter

De kramenzetter is verantwoordelijk voor de lege niet in gebruik genomen kramen op de markt. Dit geldt vanaf start opbouw tot einde afbouw. Bij stormachtig weer moet hij met voldoende materieel en personeel aanwezig zijn om lege kramen ter verwijderen.

Politie/Handhaving

De politie/handhaving is verantwoordelijk voor de openbare veiligheid op en aan de markt.

Bestuur Stichting Markten Alkmaar

Het bestuur Stichting Markten Alkmaar is operationeel verantwoordelijk voor de uitvoering van het stormprotocol en coördineert de acties in samenwerking met de marktmanager. In geval er sprake is van een gehele of gedeeltelijke afgelasting van een markt het bestuur Stichting Markten Alkmaar verantwoordelijk voor de formele besluitvorming.

3.7 Communicatie

Vanaf het moment dat er door het KNMI weeralarm wordt afgegeven, worden de ondernemers en overige bestuur middels de markt WhatsApp van de betreffende dagmarkt meegenomen in de informatievoorziening. Mocht de markt daadwerkelijk worden afgelast zal tevens door de marktmanager de media worden ingelicht om bezoekers van de markt op de hoogte te stellen en zullen berichten worden geplaatst op de diverse social media.

Start stormprotocol

Stap 1

De marktmanager registreert in een nieuw aan te maken dossier de datum, de tijd, de locatie van de markt.

Stap 2

De marktmanager registreert de weersgegevens. Hij raadpleegt daarvoor: websites, KNMI.nl, buienradar.nl alsook tv en radio journaals. Hij maakt screenshots van de bevindingen.

Stap 3

De marktmanager registreert de overleggen. Wanneer er maatregelen in verband met de storm van kracht zijn gelden er tevens aanvullende voorwaarden voor de ondernemers en de kramenzetter. Deze zijn omschreven in het stormprotocol.

Als duidelijk is dat er sprake is van storm dan dient de volgende stap te worden ondernomen. Bij twijfel wordt op een later tijdstip de windkracht en windrichting ter plaatse van de markt nogmaals opgevraagd. Het kan nodig zijn meerdere keren de gegevens op te vragen en of te bekijken. Na elke opgevraagde windgegevens deze informatie registreren! Een besluit om niet over te gaan tot actie, is ook een actie. Ook dit wordt dan geregistreerd.

Voordat tot het treffen van maatregelen wordt overgegaan vindt er in principe eerst overleg plaats tussen de marktmanager en de kramenzetter.

Stap 4

Conclusie en besluit. Indien de weergegevens en de overleggen leiden tot een besluit over het doorgaan van de markt met of zonder maatregelen, wordt dit vastgelegd in het stormdossier. Bij aanpassingen van de markt wordt dit door de marktmanager.

De marktkooplieden worden geïnformeerd. Indien de weergegevens en de overleggen leiden tot een besluit dat de markt moet worden afgelast, wordt ook dit vastgelegd in het stormdossier en wordt dit in overleg door de marktmanager. De marktkooplieden worden geïnformeerd via de Whatsapp. Tevens zal door de marktmanager de media worden ingelicht om bezoekers van de markt op de hoogte te stellen.

Stap 5

Stormdossier. Aan het eind van de dag c.q. besluitvorming zorgt de marktmanager dat het stormdossier ingevuld is. Hierdoor kan teruggekeken worden hoe de besluitvorming en welke bijzondere aspecten hebben plaatsgevonden.

Bijlage 1 Stormdossier

Stap 1 Registratie

Datum:

Tijdstip:

Locatie markt:

Stap 2 Meetgegevens

Stap 3 Registratie overleggen

Overleg (voorafgaand, tijdens en na de marktdag)

Stap 4 Conclusie en besluit

Overleg

Toelichting en handtekening marktmanager